随着经济全球化和市场竞争的加剧，企业在采购过程中面临着越来越多的风险。为了降低采购过程中的风险，一些企业已经开始使用采购ERP系统。究竟何为采购ERP系统？如何帮助企业避免采购风险呢？
一、采购ERP系统的基本概念
采购ERP系统是一种信息化采购管理系统，它通过计算机与企业内部的采购、库存、供应商等相关部门进行信息共享，实现对采购流程全面管控。采购ERP系统的主要功能包括：
- 采购人员通过ERP系统向指定供应商发出询价/询单后，ERP系统可以根据事先录入的价格体系，为采购订单评估供应商性价比，减少议价的时间和过程。
- 制定采购计划，根据需求预测和历史采购数据，有效控制采购数量和采购时间。
- 在采购单、入库单、发票单等环节中，实现采购流程的统一规划和计划，以此防止因人为因素导致采购单、物流、库存之间的矛盾，减少耗时和人力。
- 在供应商管理方面，ERP系统可以对厂商进行供应商管理，并根据供应商的得分进行分类，让企业根据不同的合作条件和商业模式选择供应商。
二、采购ERP系统的优点
使用采购ERP系统的主要优点在于可以避免企业在采购流程中所面临的一些风险，包括：
- 降低采购成本。
- 提高采购效率。
- 优化库存管理。
- 加强供应链管理。
- 减少重复工作。
- 防止过多的人为错误。
- 提高供应商质量。
三、采购ERP系统的使用案例
以下是一家制造商使用采购ERP系统的使用案例：
1）采购计划
该公司通过ERP系统制定了一份全年采购计划，以便提前准备采购活动，谨慎对待某些货物的备货和订购，以平衡资金流动的压力。
通过预计需求和库存情况等因素，这些预测可以让企业提前获得长期的合同和更佳的单价，将采购成本降至最低。
2）审批流程
采购ERP系统不仅可以实现采购计划，还可以整合公司采购流程中的所有信息，包括采购申请、审批、订单，从而实现审查、批准和实施采购流程，并尽快采取管理行动，以便定制物流和解决资金问题。它可以支持自定义审批流程、自定义审批人及审批人角色，减少重复工作量，将工作集中得更精准。
3）供应商管理
采购ERP系统允许企业精确评估供货商的质量和信用水平。系统适用于管理采购订单、库存和发货流程中的供应商，并基于供应商的业绩表现来确定合法合同的诸多条件，这样企业便可以与质量与信用的供应商之间达成更长期、更有意义的合作。
四、采购ERP系统的发展趋势
随着云计算、物联网、大数据等技术的不断发展，ERP系统的功能将不断拓展，采购ERP系统也将充分利用这些技术来满足企业需求，以实现更智能化的管理和控制。未来，采购ERP系统的发展趋势将包括：
- 打造智能化供应链，实现物流、采购、库存和生产的信息集成。
- 实现移动端应用，提高企业商务信息的易用性。
- 结合物联网技术提供实时、跨平台针对采购流程性能的监管。
- 加强采购ERP系统对工业大数据处理、分析能力。
五、结论
采购ERP系统具有多方面的优点，在企业采购风险的控制方面表现出很好的作用。随着科技的发展，采购ERP系统正在不断创新，其中某些其它尚未涵盖的技术也可能很快出现在采购ERP系统中。企业应趁着这个利器不仅妥善应对采购风险，而且可以提高采购效率和管理水平。
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